top of page

5 tecken på brister i underhållsplanen

Brister-i-underhallsplanen-Nya-Hem.jpg

Brister i underhållsplanen märks ofta först när styrelsen ska fatta beslut om budget, avgifter eller större renoveringar. Om planen är gammal, otydlig eller svår att använda kan den skapa en falsk trygghet.

​

De fem vanligaste bristerna är:

  1. Underhållsplanen är för gammal

  2. Kostnaderna stämmer inte längre

  3. Planen används inte i budgeten

  4. Styrelsen saknar tydlig prioritering

  5. Avgiftens påverkan framgår inte

 

Här går vi igenom vad varje brist innebär och när det kan vara klokt att ta hjälp.

1. När är en underhållsplan för gammal?

En underhållsplan är för gammal när den inte längre speglar fastighetens skick, föreningens ekonomi eller aktuella kostnader.

Fastigheter förändras över tid. Delar slits. Nya behov kan upptäckas. Kostnader för arbete, material och finansiering kan också förändras.

Det som var rimligt när planen togs fram kan därför vara missvisande i dag.

 

Planen bör ses över om föreningen har gjort större åtgärder, tagit nya lån eller fått nya tekniska problem. Den bör också ses över om styrelsen inte längre känner sig trygg med innehållet. Risken med en för gammal plan är att styrelsen fattar beslut på ett underlag som inte längre håller.

2. Vad händer om kostnaderna inte stämmer?

Om kostnaderna i underhållsplanen inte stämmer kan föreningen spara för lite, budgetera fel eller behöva höja avgiften snabbare än väntat. Kostnaderna är en av de viktigaste delarna i en underhållsplan. Om de är gamla, för låga eller otydliga kan hela planeringen bli fel. Föreningen kan spara för lite. Budgeten kan bli missvisande. Avgiften kan behöva höjas snabbare än väntat. Det skapar ofta oro i föreningen.

​

En bra underhållsplan behöver ge styrelsen en rimlig bild av kommande kostnader. Den behöver inte vara exakt på kronan. Men den måste vara tillräckligt tydlig för att kunna användas i budget och beslut. Om styrelsen inte litar på siffrorna är det ett tydligt tecken på brister i underhållsplanen. Då är det klokt att se över planen innan större beslut fattas.

3. Hur används underhållsplanen i budgeten?

Underhållsplanen används i budgeten genom att styrelsen kopplar kommande åtgärder till sparande, lån och möjliga avgiftsnivåer.

Den ska hjälpa styrelsen att se vilka kostnader som kan komma, när de kan komma och hur föreningen bör planera för dem. Om planen bara ligger i en mapp används den inte på rätt sätt. Det kan bero på att den är för teknisk. Den kan också sakna koppling till avgift, sparande och lån.

​

En fungerande underhållsplan bör hjälpa styrelsen att svara på frågor som:

  • Vilka åtgärder behöver vi planera för?

  • Vad kan vänta?

  • Hur påverkas budgeten?

  • Behöver avgiften justeras?

  • Behöver vi prata med banken i god tid?

 

När planen ger stöd i de frågorna blir den ett verkligt beslutsunderlag.

4. Hur prioriterar styrelsen underhåll?

Styrelsen prioriterar underhåll genom att väga fastighetens skick, risk, kostnad och påverkan på föreningens ekonomi. Allt underhåll är inte lika bråttom.

 

Därför behöver planen visa vad som är viktigast.
- Vad bör göras först?
- Vad kan vänta?
- Vad behöver följas upp?

​

Om planen bara är en lång lista blir det svårt för styrelsen att prioritera. Det kan skapa osäkerhet. Särskilt i styrelser där ledamöter byts ut, eller där alla inte har teknisk kunskap. En bra underhållsplan ska göra prioriteringen begriplig. Den ska hjälpa styrelsen att förstå vilka åtgärder som påverkar fastigheten mest. Den ska också visa vilka åtgärder som kan påverka ekonomin mest. Då blir det lättare att ta beslut. Det blir också lättare att förklara besluten för medlemmarna.

5. Hur påverkas avgiften?

Avgiften kan påverkas om föreningen behöver spara mer, ta nya lån eller få in mer pengar för kommande underhåll. Därför behöver underhållsplanen hänga ihop med ekonomin.

 

Styrelsen behöver förstå hur större arbeten ska betalas.

- Går det att spara i tid?

- Behövs lån?

- Kan avgiften behöva höjas?

​

När planen visar kopplingen mellan underhåll, avgift och ekonomi blir den lättare att använda i beslut. Bolagsverket skriver att nya regler infördes den 1 januari 2024. Enligt reglerna ska en teknisk underhållsplan skickas med vid ekonomisk plan. Planen ska visa fastighetens underhåll och större återinvesteringar de kommande 50 åren.

 

Boverket lyfter också att planen ska visa hur föreningens långsiktiga hållbarhet hänger ihop med det som påverkar medlemmarnas ekonomi, till exempel årsavgifterna.

Varför kan brister i underhållsplanen bli dyra?

Brister i underhållsplanen märks ofta först när något händer. En kostnad blir högre än väntat. En skada behöver åtgärdas snabbt. Banken vill se bättre underlag. Medlemmarna ifrågasätter avgiften. Då blir styrelsens läge svårare.

​

Utan ett tydligt underlag kan besluten kännas stressade. Det blir också svårare att förklara varför en åtgärd behövs och hur den ska finansieras. En bra underhållsplan minskar den risken. Den ger styrelsen bättre framförhållning. Den gör det lättare att planera underhåll, budget och kommunikation. För en BRF handlar det inte bara om fastigheten. Det handlar också om förtroende.

När bör styrelsen ta hjälp med underhållsplanen?

Styrelsen bör ta hjälp när planen inte längre känns aktuell, tydlig eller användbar.

​

Det gäller särskilt om ni:

  • har en gammal underhållsplan

  • inte använder planen i budgeten

  • saknar tydlig prioritering

  • är osäkra på kostnaderna

  • diskuterar avgiftshöjning

  • planerar större renoveringar

  • ska ta nya lån

  • behöver förklara kommande åtgärder för medlemmarna

 

Att ta hjälp betyder inte att styrelsen tappar kontrollen. Tvärtom. Det ger styrelsen bättre underlag. Det gör besluten tryggare, och det blir lättare att visa medlemmarna att föreningen har en plan.

 

Behöver ni hjälp att ta fram eller uppdatera en underhållsplan? Läs mer om Nya Hems arbete med underhållsplaner för BRF:er och fastigheter.

Så vet ni om underhållsplanen behöver ses över

Brister i underhållsplanen kan påverka både fastigheten och föreningens ekonomi. De vanligaste tecknen är att planen är gammal, att kostnaderna är osäkra, att den inte används i budgeten, att prioriteringen är otydlig eller att avgiften inte går att bedöma. En bra underhållsplan ska vara aktuell, begriplig och kopplad till ekonomin. Den ska hjälpa styrelsen att fatta bättre beslut. Den ska också göra det lättare att skapa trygghet bland medlemmarna.

​

Är ni osäkra på om er underhållsplan fortfarande håller? Mejla Nya Hem för en första rådgivning. Vi hjälper er att bedöma om planen ger rätt stöd för budget, avgifter och framtida beslut.

bottom of page